myPortfolio

SENARAI PROSES KERJA, CARTA ALIR, SENARAI SEMAK

PENTADBIRAN AM

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA


KEWANGAN

KAKITANGAN AKADEMIK


Tujuan myPortfolio

  • Sebagai radas pengurusan sumber manusia ke arah melonjakkan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan sektor awam seperti pelan penggantian (succession planning), pementoran (mentoring), bimbingan khusus (coaching), dan latihan (training).


        • Sebagai contoh, myPortfolio boleh dimanfaatkan dalam program pementoran (mentoring). Ini boleh dilakukan dengan mengenal pasti mentor dan mentee melalui kandungan Deskripsi Tugas dengan tujuan bagi memindahkan pengetahuan kerja, tacit knowledge dan sokongan kepada perkembangan kerjaya mentee. Dalam aspek coaching pula, kandungan Deskripsi Tugas dalam myPortfolio boleh dirujuk sebelum seseorang coachee itu diletakkan di bawah seliaan coach dalam rantaian tugas yang sama bagi tujuan peningkatan kemahiran dan kompetensi kerja.


  • Memastikan supaya tidak berlaku kesilapan dalam pelaksanaan tugas dan seterusnya dapat meningkatkan prestasi penyampaian perkhidmatan agensi Kerajaan.


  • Pendekatan baharu dalam pelaksanaan bidang tugas dan tanggungjawab secara yang lebih komprehensif dan teratur di agensi Kerajaan.


  • Ketua Jabatan juga boleh meluas guna myPortfolio sebagai radas strategik dalam pengurusan sumber manusia.


  • Menjadi bukti kepada pematuhan peraturan dan proses kerja yang ditetapkan.


  • Kegagalan mematuhi arahan pelaksanaan myPortfolio boleh memberikan kesan terhadap kecekapan serta prestasi agensi Kerajaan dan penjawat awam dalam mematuhi peraturan-peraturan yang berkuat kuasa.


  • Berupaya menyumbang kepada pembudayaan kecemerlangan, penambahbaikan kualiti penyampaian perkhidmatan, peningkatan prestasi dan pemerkasaan akauntabiliti agensi Kerajaan secara berterusan.


  • Memberikan gambaran menyeluruh terhadap bidang tugas serta tanggungjawab sesuatu jawatan dan agensi.


  • Pelaksanaan myPortfolio memerlukan perancangan yang teratur dan teliti melalui komitmen pengurusan atasan. Ketua Agensi hendaklah menetapkan satu bahagian yang berperanan sebagai penyelaras bagi memastikan kelancaran pelaksanaan myPortfolio di agensi. Bahagian ini bertanggungjawab memastikan setiap jawatan untuk mempunyai myPortfolio yang terkini dan melaksanakan pemantauan. Tertakluk kepada peraturan yang berkuat kuasa, penyelaras juga hendaklah memastikan myPortfolio dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.


  • Bagi memastikan pelaksanaan myPortfolio lancar dan teratur, penjawat awam bertukar/ tamat perkhidmatan hendaklah dipastikan menyerahkan myPortfolio kepada Ketua Agensi/ Pegawai Penilai Pertama/ Pengarah (berdasarkan chain of command) melalui penyelaras myPortfolio.

KONSEP myPortfolio

  • myPortfolio adalah satu kaedah pengurusan ilmu yang memberikan penekanan kepada pengupayaan minda setiap penjawat awam dalam kerangka organisasi berpembelajaran (learning organisation). Selain sebagai dokumen rujukan rasmi yang menghuraikan maklumat pewujudan jawatan, proses kerja dan panduan menjalankan tugas bagi jawatan tersebut dalam sesebuah organisasi juga dinyatakan dalam myPortfolio.


  • Ciri-ciri myPortfolio adalah seperti yang berikut:

  1. myPortfolio merupakan dokumen rujukan pada peringkat jawatan dan jabatan;

  2. Setiap jawatan dalam sesebuah agensi hendaklah mempunyai myPortfolio termasuk jawatan yang belum diisi;

  3. myPortfolio berasaskan bidang tugas dan tanggungjawab jawatan; dan

  4. myPortfolio mengandungi maklumat, panduan dan rujukan dalam mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi sesuatu jawatan.

CATATAN PERBINCANGAN BERSAMA PIHAK INTURA


Tarikh : 29 Oktober 2021

Masa : 9.30 pagi - 12.00 tengah hari

Tempat : Google Meet - meet.google.com/pow-onky-bwe


Kehadiran:


  1. En. Mohd Haryzal bin Mohd Zan (Pengerusi)

Timb. Pendaftar, Bahagian Governan

  1. En. Mohd. Sahrul Nizam bin Jaafar

Pen. Perunding Latihan Kanan (Holistik), INTAN Kampus Wilayah Utara

  1. Pn. Nur Ain Suraiya Farhanah Bt Mohmad Noor

Pegawai Tadbir, Bahagian Governan

  1. En. Mohd Hanif Mohamad

Pen. Pegawai Tadbir Kanan, Akademi Pendidikan/Sekolah Makmal

CATATAN PERBINCANGAN


    1. Penggunaan myPortfolio di dalam Sistem HRMIS


1.1 Status penetapan pihak UPSI sama ada akan menggunakan modul di dalam sistem HRMIS ataupun tidak.


1.2 Sekiranya tidak, proses penyediaan myPortfolio akan menjadi lebih mudah berbanding menggunakan sistem HRMIS


1.3 Perlu semak sama ada terdapat ketetapan pihak Universiti untuk diletakkan di dalam sistem HRMIS, sekiranya ada penyediaan perlu mengikut ketetapan sistem HRMIS.


1.4 Makluman berkaitan myPortfolio di dalam HRMIS:


  • myPortfolio akan menjadi salah satu elemen modul iaitu berada di dalam modul LNPT, myPortfolio akan dihantar setiap tahun seperti pengisian SKT dan LNPT selepas pengemaskinian.


  • Pada 2019 telah dimulakan penggunaan namun ditangguhkan setelah JPA memaklumkan terdapat pindaan pada modul tersebut dan telah ditarik balik.


  • Perlaksanaan myPortfolio di dalam sistem HRMIS adalah apa yang disediakan di dalam myPortfolio perlu disediakan semula di dalam sistem HRMIS iaitu melaksanakan dua kali tindakan.


  • Terdapat kekangan iaitu sistem HRMIS bukan secara auto dan memasukkan data adalah secara manual.


  1. Idea penyediaan myPortfolio menggunakan master template adalah sangat baik dan patut dilaksanakan kerana akan memudahkan dan kaedah cepat penyediaan myPortfolio.


  1. Kebanyakan jabatan yang dihadiri oleh pihak INTAN semasa latihan mendapati mengalami masalah kesukaran penyediaan myPortfolio.


  1. Terdapat jabatan yang disemak hanya terdapat 2 proses kerja dan pegawai tidak memahami apa yang tertulis di dalam myPortfolio kerana urusan kerja telah diasingkan dengan pegawai lain. Sepatutnya perlu bersekali daripada pegawai atas sehingga pegawai terakhir melaksanakan proses tersebut.

FORMAT PENYEDIAAN myPortfolio

myPortfolio hendaklah disediakan mengikut susunan seperti yang berikut:

Rujukan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 4 Tahun 2018, myPortfolio: Panduan Kerja Sektor Awam

(Penerangan dan penjelasan berkaitan keperluan pematuhan, kaedah, situasi penggunaan, teknik dan tips yang perlu dan boleh digunakan.)

Catatan oleh penulis berdasarkan penerangan oleh pihak INTAN Kampus Wilayah Utara. Sekiranya terdapat kesalahan yang dikenal pasti, mohon maklumkan untuk pembetulan dan penambahbaikan

(i) Muka hadapan yang mempamerkan:

(a) Jata Negara;

(b) Gelaran jawatan (tidak perlu menyatakan nama

pegawai);

(c) Bahagian/ Cawangan/ Seksyen;

(d) Unit;

(e) Alamat pejabat; dan

(f) Maklumat perhubungan.

Penggunaan Logo UPSI

  • Pekelilling menetapkan hanya penggunaan Jata Negara atau Jata Negeri sahaja dan akan kekal sama apabila dilaksanakan dalam myPortfolio HRMIS. Namun sekiranya agensi tidak terlibat dalam penggunaan HRMIS dan agensi ingin menggunakan logo jabatan maka dinasihatkan agar perlu mempunyai arahan dalaman agensi berkaitannya.

Contoh - sekiranya pihak audit mempersoalkan penggunaan logo tidak mematuhi keperluan pekeliling. Dokumen arahan dalaman tersebut akan menjadi rekod perubahan pemakaian pekeliling.

(ii) Muka surat maklumat pegawai:

Maklumat pegawai hendaklah dimulakan pada halaman baharu. Ia mengandungi nama, gelaran jawatan, gred hakiki jawatan dan tarikh penempatan di jawatan tersebut. Gred hakiki jawatan pegawai hendaklah digariskan bawah (underline)/ diwarnakan. Maklumat ini hendaklah disahkan oleh penyelia.

Penulisan Nama Pegawai

Soalan: Penulisan nama perlu atau tidak diletakkan nama Tuan, Encik, Puan, Haji, YBrs., YBhg.?

Jawapan: Tidak perlu diletakkan kecuali bagi gelaran kehormat darjah kebesaran dan gelaran status akademik.


Penulisan Gred Hakiki Jawatan

Dalam waran gred hakiki jawatan ada palang atau tidak?

Contoh: N19 ada palang N22 dan N26

N19/N22/N26

Namun ada sesetengah organisasi sehingga N22 sahaja. Bergantung kepada kemampuan agensi membayar gaji dan setiap agensi tidak sama.

Sekiranya lebih daripada SATU (1) gred hakiki digunakan. Gred hakiki yang disandang perlu diwarnakan

Contoh:

Soalan: Kalau KUP kaedah penulisan macam mana?

Jawapan: Sekiranya KUP, tidak perlu ditulis KUP. Kerana KUP adalah kaedah kelulusan yang diberi secara Time-Based Berasaskan Kecemerlangan (TBK)


Tarikh penempatan adalah tarikh pegawai ditempatkan di lokasi (Jabatan/Bahagian/Unit) berkenaan.


DILULUSKAN OLEH adalah pegawai penilai pertama. Sekiranya ditulis pegawai penilai kedua adalah tidak tepat.

Tarikh diluluskan adalah tarikh diluluskan myPortfolio ke atas pegawai tersebut. Tarikh boleh sama atau selepas tarikh penempatan.

Muka surat bagi maklumat pegawai bermula dengan nombor i (huruf 1 roman)

(iii) Jadual Pengemaskinian:

(a) Jadual Pengemaskinian myPortfolio hendaklah dimulakan pada halaman baharu. Ia disediakan bagi memastikan myPortfolio sentiasa dikemas kini dan maklumat pengemaskinian direkodkan. Jadual ini mengandungi tarikh pengemaskinian, perkara yang dikemas kini dan tandatangan Pegawai Penyelia.

(b) Ketua Agensi hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini:

(1) Apabila berlaku perubahan dasar, fungsi dan prosedur kerja; atau

(2) Apabila berlaku pertukaran, perubahan kepada jawatan atau apabila penjawat awam tersebut tamat perkhidmatan.

  1. Perlu dimasukkan sekurang-kurangnya SATU (1) rekod pengemaskinian iaitu:

Perubahan daripada penggunaan fail meja dan MPK kepada myPortfolio


  1. Hanya perlu tandatangan sahaja dan tidak memerlukan cop pegawai pertama.


  1. Sekiranya berlaku pertukaran pegawai baharu, pertambahan rekod pengemaskinian perlu dimasukkan berkaitan pertukaran pegawai A kepada pegawai B


  1. Pengemaskinian myPortfolio boleh juga berlaku apabila berlaku perubahan fungsi agensi.

Contoh:

Perkara -perkara lain yang perlu direkodkan pengemaskinian adalah:

  • Pertukaran penyelia / pegawai penilai

  • Perubahan proses kerja, carta alir, dan senarai semak.

  • Untuk mudahkan kefahaman, sebarang perubahan yang dilakukan perlu dimasukkan sebagai rekod pengemaskinian.😁


PENGGUNAAN TANDATANGAN DIGITAL

Perlu dapatkan nasihat daripada Bahagian Perundangan berkaitan penggunaan tandatangan digital berdasarkan Akta Tandatangan Digital 1997 bagi memenuhi keperluan di bawah:

Penggunaan tandatangan digital yang diiktiraf dapat memenuhi keperluan seperti:

  1. Kerahsiaan (confidentiality),

  2. Pengesahan identiti (identity authentication),

  3. Tidak boleh disangkal (non-repudiation),

  4. Integriti (integrity) sesuatu maklumat.

Rujukan - https://www.mcmc.gov.my/ms/sectors/digital-signature

Muka surat bagi jadual pengemaskinian bernombor ii (huruf 2 roman)

(iv) Muka Surat Kandungan:

(a) Senarai kandungan hendaklah dimulakan pada halaman baharu di bawah tajuk “KANDUNGAN”. Perkara-perkara yang disenaraikan pada muka surat ini hendaklah sama seperti yang dinyatakan dalam pekeliling. Susunan kandungan adalah seperti yang berikut:

(1) Carta Organisasi;

(2) Carta Fungsi;

(3) Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi;

(4) Deskripsi Tugas;

(5) Proses Kerja;

(6) Carta Alir;

(7) Senarai Semak;

(8) Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa;

(9) Senarai Borang; dan

(10) Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai.

(b) Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak hendaklah disediakan secara berturutan bagi sesuatu aktiviti.

  • Hanya masukkan 10 kandungan utama myPortfolio sahaja iaitu bermula daripada carta organisasi


  • Tidak perlu masukkan maklumat pegawai, jadual pengemaskinian dan kandungan.

SALAH


  • Tiada nombor pada Carta Organisasi, Carta Fungsi, Aktiviti - Aktiviti Bagi Fungsi dan seterusnya kerana sekiranya meletakan nombor, bilangan 10 perkara asas akan bertukar disebabkan terdapat penggabungan bagi proses kerja, carta alir dan senarai semak menjadi satu tajuk.


  • Nombor bagi kegunaan seperti 1.1 dan 1.2 adalah dibolehkan.

BETUL

KAEDAH PENULISAN BAGI PROSES KERJA, CARTA ALIR DALAM ISI KANDUNGAN

Terdapat DUA (2) kaedah yang boleh digunakan:

1) Kaedah dalam pekeliling

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 2

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 3


2) Kaedah yang diamalkan di INTAN

PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK

Aktiviti 1 : Merancang Pengurusan Kursus Berjadual

Aktiviti 2 : Menguruskan Pentadbiran Kursus (Sebelum/Semasa/Selepas)

Aktiviti 3 : Melaksanakan Hebahan Tawaran Kursus Secara Atas Talian

Cadangan penggunaan seperti amalan pihak INTAN kerana lebih tersusun dan kemas.

(1) CARTA ORGANISASI


(a) Carta organisasi ialah carta atau rajah yang menunjukkan susunan program, aktiviti, subaktiviti dan gred serta bilangan jawatan yang terdapat dalam sesebuah organisasi. Carta organisasi menunjukkan garisan tanggungjawab (lines of responsibility), skop dan jangkauan kawalan (span of control) antara satu peringkat kakitangan dengan peringkat yang lain dalam sesebuah organisasi serta bidang tugas masing-masing.


(b) Carta organisasi merupakan panduan dalam pelaksanaan fungsi dan program ke arah mencapai objektif sesebuah organisasi. Hierarki atau rangkaian perintah (chain of command) membantu mengenal pasti ketua atau pegawai yang bertanggungjawab dalam memberikan arahan, membuat keputusan dan mengawal selia kerja-kerja yang ditetapkan.

(c) Fungsi dan aktiviti agensi digambarkan melalui pewujudan beberapa jabatan/ bahagian/ cawangan/ sektor/ seksyen/ unit dalam carta organisasi yang mempunyai tanggungjawab khusus dan berbeza antara satu sama lain.

(d) Kedudukan jawatan hendaklah digariskan bawah (underline)/ diwarnakan.

Kaedah Penyediaan Carta Organisasi


  • Mengikut ketetapan pekeliling, penulisan perlu memasukkan gelaran jawatan utama.


Terdapat DUA (2) jenis waran.

  1. Waran Berstruktur

Waran berstruktur menunjuk bilangan bahagian dan pecahan bahagian dengan jelas. Sekiranya ada nombor mengikut turutan. Penyediaan carta organisasi perlu mengikut turutan.


  1. Waran Pukal

Waran pukal tiada pecahan bahagian dan menunjukkan jawatan paling tinggi sehingga jawatan paling rendah


  • Kakitangan perlu mewarnakan Ketua PTj di dalam myPortfolio pada carta organisasi agensi


  • Tarikh kuat kuasa dan kemas kini tidak perlu dimasukkan berdasarkan pekeliling semasa kerana terdapat jadual pengemaskinian.


  • Tarikh kuasa kuasa dan kemas kini adalah wajib semasa penggunaan MPK dan fail meja dan tidak terguna pakai pada myPortfolio.

1.1 ORGANISASI UPSI

1.2 CARTA ORGANISASI JABATAN

Penulisan jawatan dalam carta organisasi Jabatan


  • Tidak perlu meletakkan nama dan gambar pemilik portfolio pada carta organisasi PTj (rujuk pekeliling)


  • Merujuk pekeliling, jawatan akan menunjukkan TIGA (3) perkara iaitu:

  1. Gelaran jawatan

  2. Jawatan Hakiki

  3. Singkatan Jawatan


  • Amalan pihak INTAN hanya menggunakan DUA (2) perkara sahaja, kaedah ini telah melalui semakan pihak MAMPU. Minimum perlu guna sekurang-kurangnya DUA (2) perkara


  • Sekiranya gelaran jawatan tidak sama dengan jawatan hakiki, kaedah penulisan perlu guna TIGA (3) perkara di atas.


  • Jawatan mempunyai TIGA (3) jenis iaitu:

  1. Gelaran Jawatan - jawatan mengikut tempat bertugas dan portfolio yang dipegang di jabatan tersebut.

  2. Jawatan Hakiki - jawatan mengikut surat perlantikan masuk ke perkhidmatan.

  3. Jawatan Khas - jawatan ini jarang digunakan tetapi ada dipraktikkan. Contoh: pemegang kunci 1, pemegang kunci 2, untuk peti besi sebutharga.


  • Penggunaan jawatan selalu digunakan adalah gelaran jawatan mengikut tempat bertugas.

  • Rekod kemas kini carta organisasi PTj tidak perlu diletakkan kerana perlu dikemas kini pada jadual pengemaskinian.


PENTING: TUJUAN PENETAPAN DAN KEGUNAAN

Penetapan perlu menyelesaikan...

Bagaimana sekiranya Ketua Jabatan ingin memberi arahan dan arahan tersebut hanya perlu diterima pada seorang pegawai berkenaan sahaja?

Contoh: Ketua PTj ingin memberi arahan kepada PTPO N19, tetapi di dalam jabatan terdapat 5 orang menggunakan gelaran yang sama iaitu PTPO N19.

Bagaimana arahan itu akan diberikan jika tiada perbezaan dengan kakitangan yang sama jawatan di PTj.

penyelesaian?.....

Maka penetapan perlu ditetapkan sama ada perbezaan daripada segi unit/bahagian/bilangan.

SIMULASI PENETAPAN GELARAN JAWATAN

CONTOH CARTA ORGANISASI JABATAN YANG BETUL

(2) CARTA FUNGSI

(a) Carta Fungsi ialah rajah yang mengandungi keterangan tugas utama yang dilaksanakan oleh sesebuah organisasi. Carta fungsi juga menggariskan tugas dan tanggungjawab di bawah setiap fungsi/aktiviti yang terdapat dalam sesebuah organisasi.

(b) Fungsi yang berkaitan dengan jawatan hendaklah digariskan bawah (underline)/ diwarnakan.

(3) AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

(a) Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi meliputi aktiviti khusus dilaksanakan oleh sesebuah agensi dan aktiviti standard atau generik (jika berkaitan) yang ada di semua agensi Kerajaan. Pelaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos.


(b) Aktiviti yang dinyatakan adalah yang berkaitan dengan jawatan.

(4) DESKRIPSI TUGAS

(a) Deskripsi Tugas ialah dokumen rasmi yang menghuraikan sesuatu tugas secara spesifik bagi sesuatu jawatan dalam sesebuah organisasi. Deskripsi Tugas dapat dijadikan panduan untuk mewujudkan jawatan yang bersesuaian. Setiap jawatan perlu mempunyai satu Deskripsi Tugas.

(b) Deskripsi Tugas mengandungi lapan (8) komponen utama iaitu:

(1) Maklumat Umum;

(2) Tujuan Pewujudan Jawatan;

(3) Akauntabiliti;

(4) Tugas Utama;

(5) Dimensi;

(6) Kelayakan Akademik/Ikhtisas;

(7) Kompetensi; dan

(8) Pengalaman.

(c) Tatacara Penyediaan Deskripsi Tugas (Job Description – JD) dilampirkan seperti di Lampiran 1.


(5) PROSES KERJA

(a) Proses Kerja merupakan senarai rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. Proses Kerja dapat memastikan sesuatu tugas dilaksanakan dengan cekap dan berkualiti.


(b) Proses Kerja bertujuan:

(1) Melancarkan pelaksanaan tugas;

(2) Menjelaskan tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas;

(3) Mengelakkan kesilapan operasi dan peraturan ketika menjalankan tugas;

(4) Membantu kerja penyeliaan;

(5) Mengurangkan arahan biasa yang berulang; dan

(6) Memendekkan masa latihan kepada pegawai baharu.

(c) Proses Kerja turut menunjukkan hubungan kerja atau perkaitan antara pegawai dengan pegawai lain yang ada hubungan atau dirujuk dan pegawai atasan yang ada hubungan atau yang meluluskan. Hal ini memudahkan pegawai menjalankan tanggungjawab mengikut arahan dan kuasa yang dibenarkan.

(d) Hubungan kerja dengan pegawai atasan dan pegawai bawahan dalam unit yang sama dikategorikan di bawah Tanggungjawab, manakala hubungan kerja dengan pegawai di luar unit/ bahagian dan dari agensi luar dikategorikan sebagai Pegawai Lain yang Ada Hubungan/ Dirujuk.

(e) Berikut merupakan kaedah menyediakan Proses Kerja:

(1) Senaraikan semua proses kerja yang perlu ada bagi tugas yang berkaitan dengan jawatan;

(2) Senaraikan semua pegawai berkenaan yang dirujuk;

(3) Senaraikan semua pegawai yang memberikan kelulusan;

(4) Senaraikan jawatan pegawai yang dirujuk;

(5) Senaraikan jawatan pegawai yang meluluskan tindakan;


(6) Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan terhadap langkah-langkah yang berkenaan;

(7) Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut;

(8) Mula dengan perkataan 'perbuatan' bagi menyenaraikan setiap proses; dan

(9) Senaraikan petikan undang-undang, peraturan dan punca kuasa yang berkaitan dengan setiap aktiviti bagi proses kerja tersebut.


(6) CARTA ALIR

(a) Carta Alir ialah gambaran secara grafik atau gambar rajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti. Carta Alir diperlukan untuk memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul iaitu, menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat akhir yang dijelaskan secara ringkas.


(b) Carta Alir bertujuan:

(1) Memberikan kefahaman kepada pegawai mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing;

(2) Menjelaskan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas;

(3) Mengesan peringkat atau proses yang menyebabkan berlaku kelewatan, kejejalan (bottleneck) dan kerja berulang; dan

(4) Menunjukkan gambaran menyeluruh mengenai aktiviti yang dilakukan.


(c) Berikut merupakan kaedah menyediakan Carta Alir:

(1) Sediakan selepas penyediaan proses kerja;

(2) Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibat;

(3) Sediakan carta alir terperinci berdasarkan proses kerja aktiviti tersebut; dan

(4) Gunakan simbol carta alir yang ditetapkan.


(d) Carta Alir yang berkaitan dengan jawatan hendaklah diwarnakan.


Pada asasnya, format penyediaan myPortfolio adalah seperti yang berikut:

(i) Jenis Tulisan (Font) : Arial

(ii) Saiz Tulisan (Font) : 12 (mengikut kesesuaian)

(iii) Jarak Antara Barisan : Langkau 1.15

(iv) Kedudukan Teks : Justified

(v) Istilah Selain Bahasa Melayu : Italic

(vi) Muka Surat : Kecuali muka hadapan

<-- dokumen dan maklumat di dalam folder ini akan sentiasa dikemas kini kerana masih lagi dalam proses penyediaan. (DALAM PROSES PENAMBAHBAIKAN SELEPAS PERBINCANGAN BERSAMA PIHAK INTAN)

Tutorial penggunaan master tamplate

Tutorial cara melukis diagram carta alir myPortfolio

:: CONTOH :: interaktif myPortfolio - (BUKAN FORMAT AKHIR)